Anna Rudowska - Składnica akt
Bez sprawnego i dobrze funkcjonującego systemu gromadzenia dokumentów oraz bez umiejętności archiwizowania akt działanie każdego przedszkola będzie znacznie utrudnione.
Przedszkola jako samorządowe jednostki organizacyjne wytwarzają jedynie materiały niearchiwalne typu B. O wyborze danej instytucji jako wytwarzającej materiały archiwalne typu A decyduje dyrektor właściwego miejscowo archiwum państwowego i decyzję tę przesyła w formie aktu administracyjnego. Powstałą i powstającą w przedszkolu dokumentację gromadzi się w składnicy akt.
Dyrektor przedszkola zobowiązany jest:
- opracować instrukcję organizacji i zakresu działania składnicy akt i przesłać ją do zatwierdzenia do archiwum państwowego,
- zapewnić ochronę przed zniszczeniem lub utratą dokumentacji gromadzonej w składnicach akt,
- umożliwić właściwemu archiwum państwowemu nadzór nad brakowaniem dokumentacji przechowywanej w składnicach akt.
Przykładowa instrukcja organizacji i zakresu działania składnicy akt
Przepisy ogólne
§ 1. Instrukcja reguluje postępowanie w systemie tradycyjnym składnicy akt w Przedszkolu nr… w…, ul.…, zwanym dalej Przedszkolem, z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
§ 2. 1. Dokumentacja przekazywana i przechowywana w składnicy akt musi być zakwalifikowana do właściwych kategorii archiwalnych.
2. Podstawą kwalifikacji archiwalnej są wykazy akt obowiązujące w czasie, gdy dokumentacja powstawała i była gromadzona, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.
§ 3. 1. W systemie tradycyjnym dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych, w szczególności w celu:
1) sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji do przekazania do składnicy akt i środków ewidencyjnych dokumentacji przechowywanej w składnicy akt,
2) prowadzenia ewidencji dokumentacji w składnicy akt,
3) prowadzenia ewidencji udostępniania dokumentacji w składnicy akt,
4) sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji w związku z procedurą brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
2. Narzędzia informatyczne mogą być stosowane zamiast dokumentacji w postaci nieelektronicznej, jeżeli dane w postaci elektronicznej:
1) są zabezpieczone przed wprowadzeniem zmian przez osoby nieupoważnione,
2) są zabezpieczone przed utratą co najmniej przez sporządzanie kopii zabezpieczającej na odrębnym informatycznym nośniku danych nie później niż dobę po zmianie treści tych danych, ale nie rzadziej niż raz na 6 miesięcy.
3. Kopie zabezpieczające wykonuje się kolejno co najmniej na dwóch różnych informatycznych nośnikach danych, tak aby Przedszkole stale dysponowało co najmniej dwoma nośnikami umożliwiającymi odzyskanie danych.
4. Wymagania określone w ust. 2 uważa się za spełnione, jeśli dla Przedszkola została opracowana i wdrożona polityka zarządzania bezpieczeństwem informacji, w której określono wymagania bezpieczeństwa zgodne z Polską Normą PN-ISO/IEC 27001:2007 lub nowszą. (...)
Marta Jaszczuk - Jak uzyskać interpretację prawa podatkowego?
Nie trzeba być księgowym ani dyrektorem przedszkola, żeby wiedzieć, jak skomplikowane może być prawo podatkowe. Niezwykle trudno jest poruszać się w gąszczu przepisów, często niejasnych, a bywa, że i wzajemnie sprzecznych, tak, żeby nie narazić się na konsekwencje skarbowe. Ustawodawca, zdając sobie z tego sprawę, utworzył narzędzie, dzięki któremu można rozwiać wiele wątpliwości i zyskać urzędowe potwierdzenie słuszności zastosowanej wykładni przepisów prawa.
Instytucja urzędowych interpretacji przepisów prawa podatkowego została uregulowana w art. 14a-14p ordynacji podatkowej. Ustawa rozróżnia dwa rodzaje interpretacji: ogólne i indywidualne. Te pierwsze wydaje z własnej inicjatywy Minister Finansów w sytuacji, w której zauważy duże rozbieżności w stosowaniu tych samych przepisów w podobnych sytuacjach. Dzieje się to jednak relatywnie rzadko, a “zwykły” podatnik nie ma na to wpływu. Dlatego też najbardziej interesujące z perspektywy dyrektora przedszkola oraz księgowości są interpretacje indywidualne, o wydanie których wnioskować może każdy.
Dlaczego warto występować o interpretacje?
Zalety tego rozwiązania wydają się oczywiste. Za pomocą jednego dość prostego w przygotowaniu pisma otrzymujemy rozwiązanie kwestii prawnopodatkowych, do których możemy się stosować bez strachu, że naruszamy prawo. Ryzyko związane z prowadzeniem spraw przedszkola znacznie się zmniejsza.
Jako wadę tej instytucji wskazuje się konieczność wniesienia opłaty, jak w przypadku wielu innych spraw przed organami administracyjnymi. Warto jednak zauważyć, że opłata w wysokości 40 zł (od jednego zagadnienia) jest co najmniej o rząd wielkości niższa niż zasięgnięcie porady profesjonalnego doradcy podatkowego.(...)
Magdalena Mytowska, Marcin Cisek oraz Dariusz Mucha - Pali się! Próbna ewakuacja przedszkola
W placówkach oświatowych, w budynkach przedszkolnych i wszędzie tam, gdzie przebywają uczniowie oraz pracownicy szkoły, warto cyklicznie organizować próbny alarm pożarowy. Dlaczego to jest takie ważne? Umożliwia sprawdzenie prawidłowego działania służb ratowniczych własnych i zaalarmowanych służb zewnętrznych, ale przede wszystkim wyrabia w pracownikach i dzieciach nawyk bezpiecznego zachowania się w czasie pożaru.
Właściciel lub zarządca obiektu zawierającego strefę pożarową przeznaczoną dla ponad 50 osób, będących jej stałymi użytkownikami, powinien co najmniej raz na rok przeprowadzać kontrolę organizacji oraz warunków ewakuacji. Powinna się ona odbyć w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od dnia rozpoczęcia korzystania z obiektu przez nowych użytkowników.
W każdej placówce oświatowej po rozpoczęciu roku szkolnego nowi wychowankowie powinni zatem zostać zapoznani ze sposobem ewakuacji nie później niż 3 miesiące od rozpoczęcia roku szkolnego.
Zanim się zacznie…
Decyzję o ewakuacji przedszkola zawsze podejmuje dyrektor lub osoba przez niego upoważniona.
Przed przystąpieniem do próbnej ewakuacji dyrektor powinien podjąć następujące działania organizacyjne:
• zarządzić zaznajomienie przedszkolaków ze znaczeniem znaków ewakuacyjnych, z którymi stykają się w budynku, z ogólnymi zasadami ewakuacji i zachowania podczas ewakuacji;
• ustalić sygnał informujący o ewakuacji – w każdym przypadku zagrożenia wymagającego ewakuacji; alarmowanie powinno odbywać się wyłącznie za pomocą ustalonych sygnałów, np. powtarzany sygnał dźwiękowy trwający 3 minuty;
• ustalić przekazanie komunikatu o ewakuacji nauczycielom poszczególnych grup; na przykład po usłyszeniu sygnału dźwiękowego nauczyciele natychmiast zbierają się na korytarzu, gdzie dyrektor przedszkola informuje o ewakuacji, po czym nauczyciele wracają do grup i przystępują do ewakuacji;
• ustalić bezpieczne miejsce koncentracji ewakuowanych osób, uwzględniając niekorzystne warunki atmosferyczne oraz rodzaj zagrożenia. Stosowne jest ustalenie dwóch miejsc ewakuacji:
– jednego przy przedszkolu (np. plac zabaw),
– drugiego z dala od przedszkola (np. przy urzędzie gminy). (...)
Dorota Janczak - Publikowanie w sieci zgodnie z prawem
Internet może być doskonałym miejscem przedstawiania pracy przedszkola, promowania jego osiągnięć, prezentowania umiejętności kadry pedagogicznej w nim zatrudnionej czy ciekawych wydarzeń z życia placówki. Wszystko to brzmi pięknie i może takie pozostać pod pewnymi warunkami. Przygotowując jakąkolwiek publikację, np. stronę internetową przedszkola, musimy być pewni, że to, co się na niej znajdzie, nie będzie związane z łamaniem prawa.
Publikowanie materiałów przygotowanych przez nauczycieli
Nauczyciele przedszkola to bardzo kreatywna grupa. Wiele pomysłów i przygotowanych przez nich materiałów może być z powodzeniem rozpowszechnianych w Internecie. Może to służyć dzieleniu się informacją z innymi: wychowawcami z innych placówek czy też z rodzicami przedszkolaków. Może być także świetnym sposobem na promowanie przedszkola i pracy jego kadry pedagogicznej.
Na stronie placówki możemy umieszczać wiele rodzajów materiałów wytworzonych przez wychowawców: poczynając od scenariuszy zajęć czy imprez okolicznościowych, poprzez przygotowane przez nich prezentacje multimedialne, po własnoręcznie wykonane zdjęcia czy grafiki. Kto decyduje, czy wypracowane przez nauczycieli materiały mogą być publikowane? Innymi słowy: kto jest właścicielem autorskich praw majątkowych do prac wytworzonych przez nauczycieli?
(...)
Te oraz inne artykuły znajdą Państwo w aktualnum numerze "Poradnika Prawnego Nauczuciela i Dyrektora Przedszkola".
Zachęcamy do lektury!